Category: Самоорганизация

В эпоху мобильного бизнеса все больше компаний отказываются от традиционного офиса. Содержать в центре столицы офис с рабочими местами для всех сотрудников компании для многих оказывается разорительным удовольствием, офис же на окраине не мотивирует ни клиентов, ни сотрудников. Некоторые передовые компании видят выход в офисе клубного типа на ограниченное количество людей и без постоянных рабочих мест, куда сотрудники приходят только по необходимости, остальное время работая вне офиса. Мы же выбрали еще более радикальную альтернативу — отказаться от традицинного офиса вообще и работать полностью удаленно.
К тому же далеко не всякий вид работы вообще требует наличия традиционного рабочего места. Для креатива, планирования или просто обдумывания чего-то больше подходят места другого рода, где нет компьютеров и телефонов — антиофисы.

После большого количества экспериментов и проб я перешел на новый, более простой формат личного универсального бланка, о котором когда-то писал. На таком бланке я веду абсолютно все бумажные записи. Это очень удобно, потому что облегчает поиск нужных материалов — не приходится тратить время на разбор каракулей и выяснение того, к какому проекту эта бумажка относится и когда была написана.
Шапка бланка выглядит так:

Бланк сделан в онлайновом редакторе Google Docs из моего мобильного набора, поэтому его можно использовать не только для бумажных, но и для электронных документов, предназначенных для распечатки. Это означает, что теперь можно:

• использовать единый бланк при работе над командным проектом (все пользователи, получившие доступ к документу, автоматически делают его на едином бланке).
• всегда иметь под рукой редактируемый бланк везде, где есть интернет и броузер;
• изменения в бланке (например, новые реквизиты), опять же, появятся сразу у всех пользователей.

Вы можете легко скопировать себе этот бланк и начать им пользоваться. Для этого создайте в Google Docs пустой документ, перейдите в режим Edit HTML и замените содержимое окна на этот код. После этого вернитесь в режим обычного редактирования. Бланк готов — теперь вы можете использовать его как шаблон для создания других документов (File->Copy document). Бланк резиновый — при печати просто задайте удобные вам поля.
Если вы не пользуетесь Google Docs, можете скачать бланк в pdf.
Пояснения по названиям полей. Поле project / topic может содержать название и идентификатор проекта или тему, если это информация, напрямую не относящаяся ни к какому проекту. Поле tags / notes — для тегов или заметок. Они могут отражать этапы проекта — например, креатив, планирование, встреча и т.д. — или другую существенную информацию. Поле date / time — для, само собой, даты, а также для тайм-трекинга , то есть отслеживания количества времени, затраченного на создание документа. Это может быть полезно как для самоконтроля, так и в случае, если вы оказываете услуги с повременной оплатой.

Заметки по теме

• Новая версия ежедневника
• Личная система тегов
• Мой опыт GTD

Не так давно я выступил на семинаре клуба Бизнес в стиле .ру с рассказом о фрилансе. Готовясь к этому выступлению, я собрал довольно много относящейся к делу информации. Сегодня я хочу поделиться тем, что не попало в презентацию.
Эта статья — о том, как эффективно использовать потенциал фриланса в сфере творческих услуг (веб-разработки, дизайн, реклама, нейминг и т.д.). Так получилось, что я связан с этой темой сразу многими способами. Во-первых, я сам 7 лет был фрилансером, а сейчас руковожу стартапом Dextera Development, основной вид деятельности которого — обучающие услуги, ориентированные на предпринимателей и фрилансеров. Во-вторых, предприниматели и фрилансеры составляют существенную часть аудитории этого блога. В-третьих, взаимоотношения заказчик-фрилансер я знаю не только со стороны фрилансера, но и со стороны заказчика. Поэтому то, о чем я буду дальше говорить, я неоднократно проверил на собственном опыте.

1. Зачем нам фриланс?

Еще бытует мнение, что фриланс — это что-то маргинальное, что большие дяди и тети так не делают, а растят свои кадры. На самом деле делают, и давно, особенно в более развитых обществах. Тем более что для этого существуют вполне объективные причины:

• Проектный подход. В постиндустриальном обществе большое место занимает умственный труд, особенно в сфере коммуникационных услуг. Умственный труд невозможно оценить и сложно контролировать, поэтому организации переходят на проектный подход, когда оплачивается не рабочее время, проведенное с большей или меньшей пользой под чьим-то контролем, а результат.
• Контракторы эффективнее наемных работников. Благодаря коммуникациям сеть контракторов стала экономически и организационно выгоднее, чем штатные работники (в некоторых компаниях доля стоимости продукта, созданная контракторами, достигает 80%). Кроме того, из-за скорости происходящих изменений ни одна компания уже не может дать сотрудникам долгосрочных гарантий.
• Пирамида и Экосистема. Старая структура организации — пирамида: топ — мидл — линейный персонал — потребитель. Новая структура организации: ядро (ключевые фигуры) — оболочка (контракторы и временные сотрудники) — экосистема (зависящие партнерские компании и потребители, участвующие в создании продукта.
• Деревья и птицы. Происходит исчезновение средних компаний, на рынке остаются только гиганты и маленькие компании (фрилансер — это тоже своего рода маленькая компания :). Гиганты стабильны, но медленно реагируют на изменения. Маленькие компании высокоадаптивны и создают инновации (вот кстати совсем свежий пример), но нуждаются в ресурсах больших компаний. Средние же компании уступают мелким по адаптивности, а крупным — по ресурсам.

Так что будущее — это с одной стороны транснациональные корпорации и сети, а с другой, маленькие компании и фрилансеры, которых будет становится все больше и больше.

2. Когда нужен фриланс?

Прежде всего, фриланс вообще имеет смысл только при условиях цивилизованных отношений с командой фрилансеров (взаимное доверие, четкое взаимодействие, предоплата).

• В проектах с открытым результатом (например, серьезный дизайн) привлекать фрилансера стоит, только если он уже опробован заранее.
• Фриланс выгоден в проектах с результатом, поддающимся объективной оценке.
• Фриланс выгоден, когда необходимы узкоспециализированные работы (например, 3D графика).

Когда фриланс рискован?

• Большой проект с открытым результатом, если нет проверенного исполнителя.
• Сверхсрочный проект.
• Проект со сложными коммуникациями.

3. Кто такие фрилансеры?

Типология фрилансеров

• Предприниматель: стремится постоянно расширить область своих возможностей, чаще всего постепенно вырастает до своего бизнеса.
• Специалист: хорошо знает свою область и растет вглубь, а не вширь — не готов к авантюрам и рад предоставить другим такие задачи, как презентации и переговоры.
• Художник: стремится самовыразиться (иногда за счет клиента), совершенствует свой стиль, часто идет против рыночных тенденций, перфекционист.
• Коммуникатор: прежде всего умеет правильно общаться с людьми. Видит свою задачу в том, чтобы организовать процесс работы, предоставив специалистам решать конкретные задачи.

Компетенции фрилансера

• Специальные навыки: умение качественно выполнять конкретную специализированную работу.
• Клиентские навыки: надежность, коммуникабельность
• Творческие навыки: креативность, стиль
• Профессиональные навыки: опыт, скорость

Подробнее здесь.

Внутренние качества зрелого фрилансера

• Дисциплина
• Открытость
• Уверенность
• Селф-стартер
• Способен ценить и эффективно организовывать свое время

Главное внутреннее качество фрилансера, определяющее его успех, — дисциплина (а не талант, как многие думают).

4. Бизнес глазами фрилансера: неочевидные особенности фрилансерского бизнеса

1. Время = деньги

Если заказчик платит за результат труда, то для фрилансера время = деньги (быстрее сделал, больше заработал). Следствия:

• Чем больше встреч и доработок, тем меньше зарабатывает фрилансер, так что под конец проект может выйти для него в глубокий минус.
• Механическая работа для фрилансера не дешевле концептуальной. Рабочее время фрилансера стоит одинаково независимо от того, чем он занимается — созданием сложных концептов или записью компакт-дисков.
• Спекулятивная работа (например, тендеры) для фрилансера неприемлема. (Кроме того, заказчик как правило не ценит результаты такой работы.) Хотя очень и очень многие на обеих сторонах баррикады этого не понимают.
• Фрилансер не может давать скидок — в сутках 24 часа. Фрилансер – это не гипермаркет и от количества работы ему не легче. Цена, разумеется, важна, но в контексте полученной ценности – лучше заплатить больше и получить больше, чем наоборот.
• Единственный адекватный инструмент оплаты труда фрилансера – это почасовая оплата. Однако именно она менее всего понятна и приемлема для заказчика, который платит за результат, а не за процесс. Простого выхода из этогопротиворечия не существует. Сложный выход — в использовании фрилансером системы учета и планирования времени (тайм-трекинг).
• Даже при постоянной загрузке только 50-60% времени фрилансера тратится на выполнение оплачиваемой работы, остальное уходит на самообслуживание — звонки, встречи, бухгалтерия, установка софта, обучение и т.д.

2. Фриланс — это контакты

• Успешный бизнес в творческой среде построен на контактах (а не, опять же, таланте). Поэтому для хорошего фрилансера главное — репутация. Поэтому в 90% случаев страхи заказчика, что фрилансер заберет предоплату и исчезнет, — это миф. Профессиональный фрилансер как никто другой заинтересован в стабильности отношений, потому что повторные работы для того же клиента, как правило, требуют меньше времени и следовательно обходятся ему дешевле.
• В отношениях с фрилансером главное — коммуникации. Поэтому чем меньше промежуточных звеньев между фрилансером и лицом, принимающим решения, тем лучше (в идеале одно — менеджер проекта).

3. Фриланс — это нестабильность

Это обратная сторона главного плюса фриланса — мобильности и адаптивности. Отсюда выводы:

• Нужно подбирать исполнителей по способности создавать стабильность и справляться с нестабильностью (на самом деле остальные — лузеры).
• Работы из серии “надо было вчера” лучше не практиковать. Нужно быть для фрилансера источником стабильности, а не проблем.

5. Типичные мифы о фрилансе

Фриланс — это дешево

Не совсем так. Фрилансер дороже штатного специалиста в краткосрочной перспективе, но дешевле в долгосрочной. Иными словами, хорошие фрилансеры стоят недешево (а плохие не выполняют задач). В долгосрочной перспективе вы все равно сэкономите, но не надо погони за сверхприбылями 🙂

Фрилансера найти легко

На самом деле часто приходится вкладывать большие усилия в поиск фрилансера, соответствующего задаче, с которым к тому же легко и удобно работать.

Фрилансер ниже заказчика по уровню

На самом деле хороший фрилансер – это тренированный профессионал, который обладает знаниями и навыками в очень многих сферах. Сейчас появляется новая волна фрилансеров, которые активно обучаются — в частности, я вижу их на наших тренингах. Это очень интересные люди, открытые, универсальные, коммуникабельные, многие осваивают GTD и другие технологии продуктивности.

Я тебя кормлю

На самом деле мир фрилансера не перевернется, если вы от него уйдете. Более того — чтобы фрилансер мог нормально существовать, ни один клиент не должен приносить ему больше 25% прибыли, иначе отношения неизбежно вырождаются в односторонние.
Кроме того, фрилансеры как правило владеют сразу несколькими дисциплинами, например, дизайнер может заниматься еще и иллюстрацией, фотографией, версткой и т.д. Так что даже если исчезнете не только вы, но и вся ваша индустрия, это все равно ему не помешает продолжать свою деятельность 🙂

Фрилансер — это отношения на одну ночь

Многие думают, что к фрилансерам применим подход “сделал работу и забыл”. На самом деле в 70% случаев фрилансер понадобится вам в будущем для такой же или похожей работы, причем, как я уже говорил, эффективность этой работы будет выше.

Фрилансеры любят работать по ночам, это такие экстремалы

«Приятно, когда про тебя думают, что ты пьешь Пепси, а не зеленый чай, и много трахаешься» (с) Экстрим приемлем, но до известной меры — пока это интересно, хорошо оплачивается и происходит не слишком часто 🙂

6. Работа с фрилансерами

Прежде чем начинать поиск фрилансера, нужно составить хорошее представление об области, в которой поставлена задача, и возможных параметрах работы, четко сформулировать задачу и понять вилку стоимости.

Возможные критерии подбора

• Надежность (сроки, ответственность)
• Способность правильно понимать задачу и вас
• Адекватность в общении
• Мотивация
• Креативность
• Стиль
• Опыт
• Скорость
• Цена

На что обращать внимание при подборе фрилансера?

• Блог или сайт. Блог дает очень хорошее представление об особенностях человека. Посмотрите, о чем и в каком свете он пишет, и многое станет ясно.По сайту тоже можно многое понять, единственное, сайт может сделать по дружбе другой фрилансер или супруг)
• Известность в сообществе. Если человек тусуется в профессиональном комьюнити, это большой плюс — это говорит о том, что у него есть репутация, он контактный, интересуется своей профессией, растет. Кроме того, в случае возникновения технических проблем он быстрее решит их с помощью сообщества.
• Юрлицо, счет в банке. Подтверждение серьезности намерений плюс свидетельство того, что человек работает с цивилизованными организациями.
• Вопросы, которые он задает. По ним уровень виден часто даже лучше, чем по ответам на ваши вопросы.
• Его представления о рынке. Коротко: если фрилансер не знает, сколько это может стоить, не связывайтесь.
• Оперативность ответа. По моему личному опыту — часто первый откликнувшийся на заказ больше других заинтересован в его выполнении. Полезная особенность, если она сочетается с другими критериями.
• Культура общения. Без панибратства и фамильярности, без игры в дурака.

Как строить отношения с фрилансерами?

• Планируйте работу заранее.
• Небольшая пробная работа с понятным результатом.
• Предоплата или гарантии оплаты необходимы.
• Соблюдайте договоренности, не тратьте зря время фрилансера.
• Оговорите размер компенсации при аварийном завершении проекта и в случае, если вас не устроит результат.
• Не соединяйте фрилансера с заказчиком напрямую, если не уверены на 100% в его коммуникативных способностях, иначе ни одна сторона не получит того, что хотела.

7. Рынок фриланса в России: как есть сейчас, как должно быть и что можно для этого сделать

Что есть сейчас?

Есть относительно небольшое количество профессиональных фрилансеров и организаций, готовых строить с ними цивилизованные отношения. Чего нет — тема, к сожалению, гораздо более обширная.

• Нет культуры правовых отношений (многие не понимают, что это такое. Это не уголовный кодекс :). Договоренности легко нарушаются со ссылкой на обстоятельства, начальство (см. ниже) и т.д. Кроме того, у многих людей нет привычки фиксировать договоренности — это кажется им формальным и недружественным. В результате — обоюдное неудовлетворение, так как каждый понял договоренность в свою пользу.
• Нет культуры финансовых отношений: многие заказчики готовы платить за работу только по ее окончании (и часто не сразу). Есть даже такие, кто требует предоплату назад в случае, если их не устроил результат. Кроме того, иногда работа сфрилансером идет не от лица организации, а от лица сотрудника, и если он увольняется, у фрилансера вообще нет шансов получить компенсацию за работу.
• Нет организационной культуры — процветает авторитаризм. Решение по проекту на стороне заказчика принимается на очень высоком уровне (у нас большинство руководителей не готовы ничего делегировать) за пять минут по принципу “нравится – не нравится”. Часто в компаниях просто нет специалистов, способных взять на себя ответственность за результат работы.
• Нет культуры труда. В частности, нет механизмов учета времени, без которых определение затрат и стоимости работы становится невозможным и работа превращается в рулетку.
• Нет достоверной информационной среды. На Западе вы можете найти имена фрилансеров в “Желтых страницах”. У нас пока это нереально, а интернет все-таки не дает нужной степени достоверности и соответственно нужного уровня доверия.
• Не хватает культуры общения. Здесь комментировать не буду, кто это видит, тому пояснения не нужны.

Что можно сделать?

Становление правовой культуры в обществе, скорее всего, займет длительное время. Однако всегда есть возможность создавать правовую культуру в экосистеме своей организации, в том числе устанавливая цивилизованные отношения сфрилансерами. Со своей стороны, фрилансеры могут внедрять у себя механизмы учета времени, что приблизит переход на почасовую оплату, давно принятую в западных обществах. Ну, и общее дело для тех и других — создавать информационную среду для того, чтобы поиск и отбор фрилансеров стали удобнее и надежнее. Хотите внести в него свой вклад? Поделитесь мнениями и ссылками.

Книги по теме

• Чарльз Хэнди. Слон и блоха